Wie viele Helfer braucht man für ein Vereinsfest?

Das hängt von Dauer, Ständen und Besucherzahl ab. Rechnet je Stand und Schicht mit festen Plätzen, plant Schichten von zwei bis drei Stunden und legt Auf- und Abbau als eigene Schichten mit mehr Personen an. Zählt die Plätze zusammen, nicht die Personen, viele übernehmen mehr als eine Schicht.

Wann sollte man mit der Helferplanung beginnen?

Etwa acht Wochen vor dem Fest: Stände und Schichten festlegen, sechs Wochen vorher den Plan öffnen, zwei Wochen vorher Lücken gezielt besetzen und in der Woche davor allen ihre Schichten bestätigen.

Wie bekommt man mehr Helfer?

Kurze, klar beschriebene Schichten, Selbsteintragung statt Zuteilung, persönliche Ansprache für die letzten Lücken und Aufgaben, die zu den Fähigkeiten der Leute passen. Und nach dem Fest: Danke sagen.

Helferplan fürs Vereinsfest: Vorlage & Ablauf

Kurz gesagt: Ein guter Helferplan teilt das Fest in Stände oder Aufgaben und diese in Schichten mit festen Plätzen (zum Beispiel „Grill, 14-16 Uhr, 3 Personen“). Helfer tragen sich selbst ein, Lücken sind sofort sichtbar, und jede Person weiß vorher, wann sie wo gebraucht wird. Startet etwa acht Wochen vor dem Fest.

Warum der „Wer kann?“-Aufruf im Chat nicht reicht

Der Klassiker: „Wer hilft beim Sommerfest? 👍“ Zwanzig Daumen, aber niemand weiß, wer wann am Grill steht. Am Festtag fehlen drei Leute beim Abbau und fünf stehen gleichzeitig an der Kasse. Das Problem ist nicht der fehlende Wille, sondern fehlende Struktur: Zusagen ohne Uhrzeit und Aufgabe sind keine Planung.

Schritt 1: Aufgaben und Stände sammeln

Schreibt alles auf, was am Fest passieren muss, auch das Unsichtbare:

Vorher: Material besorgen, Getränke bestellen, Zelt und Bänke abholen, Werbung verteilen
Aufbau: Zelte, Bänke, Strom, Deko, Beschilderung
Während des Fests: Grill, Getränke, Kuchenbuffet, Kasse, Kinderprogramm, Einlass, Aufsicht, Springer
Abbau: Zelte, Müll, Spülen, Rückgabe
Nachher: Abrechnung, Leihgaben zurückbringen, Danke-Nachricht

Schritt 2: Schichten bilden

Für jede Aufgabe legt ihr Zeitfenster und die Zahl der Plätze fest. Bewährte Regeln:

Schichten von zwei bis drei Stunden. Länger schreckt ab, kürzer erzeugt zu viele Wechsel.
Überlappung von 15 Minuten an Kasse und Grill, damit die Übergabe klappt.
Auf- und Abbau großzügig besetzen, sie werden am häufigsten unterschätzt.
Mindestens eine Springer-Schicht, die Ausfälle auffängt.
Besondere Anforderungen notieren: Kasse („zählt gern“), Grill („Hygiene-Belehrung“, sofern bei euch vorgeschrieben), Fahrdienst („Führerschein, Anhänger“).

Vorlage: Helferplan

Aufgabe	Zeit	Plätze	Hinweis
Aufbau Zelte und Bänke	9:00-11:00	6	Arbeitshandschuhe mitbringen
Grill	11:30-14:00	3
Grill	13:45-16:30	3
Getränke	11:30-14:00	2
Kuchenbuffet	13:00-16:00	2	Kuchenspenden bis 12 Uhr annehmen
Kasse	11:30-14:00	1	Wechselgeld beim Vorstand abholen
Kinderprogramm	13:00-16:00	2
Springer	11:00-17:00	1	Telefon griffbereit
Abbau	17:00-19:00	6

Kopiert die Tabelle in eure Tabellenkalkulation, oder legt sie gleich digital an (Schritt 4).

Schritt 3: Zeitplan bis zum Fest

Wann	Was
8 Wochen vorher	Aufgaben und Schichten festlegen, Verantwortliche je Bereich bestimmen
6 Wochen vorher	Helferplan für alle öffnen, Termin ankündigen
4 Wochen vorher	Erste Erinnerung, Stand der Lücken teilen
2 Wochen vorher	Lücken gezielt besetzen: persönlich ansprechen, nicht nur Rundmail
1 Woche vorher	Allen ihre Schichten bestätigen, Treffpunkt und Ansprechperson nennen
Am Tag	Springer und Bereichsverantwortliche erreichbar halten
Danach	Danke sagen, kurz notieren, was beim nächsten Mal anders laufen soll

Schritt 4: Helfer tragen sich selbst ein

Selbsteintragung schlägt Zuteilung: Menschen sagen eher zu, wenn sie Zeit und Aufgabe selbst wählen. Dafür braucht ihr eine Liste, in der

jede Schicht ihre Plätze zeigt und Lücken sofort sichtbar sind,
sich niemand doppelt einträgt oder einen vollen Platz überschreibt,
alle jederzeit sehen, wo sie eingetragen sind,
Notizen möglich sind („komme 15 Minuten später“, „bringe Pavillon mit“).

Eine geteilte Tabelle kann das im Prinzip, solange niemand versehentlich Zeilen löscht und alle den aktuellen Link finden.

So geht das mit PulseDeck

In PulseDeck legt ihr das Fest als Termin an und darunter die Helferslots: Titel, Uhrzeit, Zahl der Plätze und auf Wunsch die passenden Fähigkeiten (zum Beispiel „Kasse“ oder „Fahrdienst“). Mitglieder klicken bei einer freien Schicht auf „Ich bin dabei“ und können eine Notiz hinterlassen. Volle Schichten sind voll, freie Plätze sieht jeder. Weil Mitglieder ihre Fähigkeiten im Profil angeben, findet ihr für die letzten Lücken gezielt die richtigen Leute.

Den Link zum Termin könnt ihr in Rundmail oder Chat teilen; zum Abonnieren gibt es den Vereinskalender als iCal-Abo für Google, Outlook oder das Handy. Mehr dazu im Handbuch: Kalender & Events.

Nach dem Fest: Wissen sichern

Schreibt innerhalb einer Woche auf, was ihr beim nächsten Mal wieder braucht: Lieferanten, Mengen, Schlüsselübergaben, was gefehlt hat. Am besten in einem Vereinswiki, dann muss die nächste Festleitung nicht bei null anfangen.

Weiterlesen: Schichtplan für Ehrenamtliche · Ehrenamtliche gewinnen und halten

Quellen

Verbandsbüro: Helferplan für Vereinsveranstaltungen (Vorlage)
softguide: Freiwilligenmanagement - typische Funktionen

Helferplan für das Vereinsfest: Vorlage, Zeitplan und digitaler Ablauf