Vereinswiki aufbauen: So bleibt das Wissen eures Vereins erhalten

Kurz gesagt: Ein Vereinswiki hält fest, wie euer Verein funktioniert - damit nicht alles an wenigen Köpfen hängt. Hinein gehören wiederkehrende Abläufe, Anleitungen für Ämter, Kontakte, Regeln und Beschlüsse. Damit es lebendig bleibt, braucht jede Seite eine verantwortliche Person, und Abläufe werden direkt nach dem Ereignis aktualisiert. Fangt mit drei Seiten an, nicht mit dreißig.

Warum ein Wiki - und nicht einfach ein Ordner?

Ein Ordner mit Dateien beantwortet die Frage „Wo liegt die Satzung?“. Ein Wiki beantwortet die Frage „Wie machen wir das?“. Der Unterschied zeigt sich beim Vorstandswechsel oder wenn die Person ausfällt, die „das immer macht“: Das Protokoll vom letzten Jahr hilft wenig, wenn niemand weiß, wann man den Getränkelieferanten anruft und wo der Hallenschlüssel liegt.

Was hineingehört

Bereich	Beispiele
Abläufe	Sommerfest von A bis Z, Mitgliederversammlung vorbereiten, neue Mitglieder aufnehmen, Beitragseinzug
Ämter	Was macht der Kassenwart wann im Jahr? Was gehört zur Jugendleitung?
Kontakte	Gemeinde, Hallenwart, Dachverband, Lieferanten, Presse (Funktion statt Privatnummer)
Regeln	Hallenordnung, Hygieneregeln, Social-Media-Leitlinien, Kassenregeln
Beschlüsse	Was wurde wann beschlossen? Mit Verweis auf das Protokoll
Ablage	Wo liegen Satzung, Verträge, Logos, Vorlagen?
Neu im Verein	Wie läuft es bei uns, wen frage ich was?

Nicht hinein: Gesundheitsdaten, Beitragsrückstände, private Telefonnummern und alles, was nicht alle Berechtigten sehen sollen. Dafür gibt es eingeschränkte Bereiche oder die Mitgliederverwaltung.

Gliederungsvorlage zum Start

1. Über uns - Zweck, Struktur, Ämter und Zuständigkeiten
2. Neu hier? - die zehn wichtigsten Infos für neue Mitglieder
3. Abläufe - eine Seite pro wiederkehrendem Ereignis
4. Ämter - eine Seite pro Amt mit Jahreskalender
5. Kontakte & Partner
6. Regeln & Beschlüsse
7. Wo finde ich …? - Wegweiser zur Ablage

So schreibt ihr Seiten, die genutzt werden

• Eine Seite, eine Frage. „Wie bestellen wir Getränke fürs Fest?“ statt „Feste allgemein“.
• Schritte nummerieren. Mit Fristen: „6 Wochen vorher: …“
• Verantwortliche nennen. Funktion statt Name („Festleitung“), damit die Seite den Wechsel übersteht.
• Datum der letzten Prüfung sichtbar halten.
• Verlinken statt kopieren. Dokumente einmal ablegen und verlinken.

Wie das Wiki lebendig bleibt

1. Nach jedem Ereignis 15 Minuten: Was lief gut, was fehlte, was ändern wir? Direkt in die Ablaufseite.
2. Patenschaften: Jede Seite hat eine verantwortliche Funktion.
3. Jährlicher Check: Vor der Mitgliederversammlung einmal durchgehen, was veraltet ist.
4. Im Alltag verweisen: Auf Fragen mit dem Link zur Wiki-Seite antworten. So lernen alle, dort zuerst nachzusehen.

Häufige Fehler

• Zu groß anfangen: Eine leere Struktur mit 40 Kapiteln schreckt ab. Lieber drei gute Seiten.
• Ein Wiki ohne Zuständige: Was allen gehört, pflegt niemand.
• Wissen doppelt halten: Wiki und Ordner und Chat, am Ende stimmt keine Version.
• Alles für alle sichtbar: Vorstandsinterna gehören in einen eingeschränkten Bereich.

Das Vereinswiki in PulseDeck

PulseDeck hat ein Wiki eingebaut. Artikel werden in Kategorien sortiert und können einer Arbeitsgruppe zugeordnet werden; deren Leitung pflegt die Inhalte ihrer Gruppe selbst. Über Rollen legt ihr fest, wer welche Artikel sieht. Dokumente liegen daneben in der Dateiablage und lassen sich anpinnen. Der optionale KI-Assistent beantwortet Fragen auf Grundlage eurer hochgeladenen Dokumente, etwa „Wie lange vorher müssen wir zur Mitgliederversammlung einladen?“, wenn die Satzung hochgeladen ist. Mehr im Handbuch - Dateien & Wiki.

Quellen

• Der Paritätische Baden-Württemberg: Vorstandswechsel im Verein (PDF), zur Bedeutung früher, systematischer Übergaben
• PostFinance: Personeller Wechsel im Vereinsvorstand, Rollenbeschreibungen als Grundlage
• Verbandsbüro: Vertragsunterlagen bei einem Vorstandswechsel